Gestion des temps

Je n'arrive pas à m'organiser

Rémi Trouville

· 17 septembre · Mis à jour le 8 février

Salut cher lecteur, cher lectrice.

Si vous avez cliqué sur ce lien, ou si vous avez fait une recherche qui vous a amené jusqu’à moi, laissez moi vous dire : Vous n’êtes plus seul !

Via cet article, je vais vous aider à reprendre pied dans votre organisation.

Et si des points restaient sombres, sachez que vous pouvez toujours me contacter pour éclaircir un point.

Tout d’abord il vous faut identifier plus précisément le problème

On parle d’organisation dans la vie professionnelle ?
On parle d’organisation dans la vie personnelle ?
On parle des 2 ?

Ensuite vous pouvez vous posez quelques minutes et vous demander qui pense que vous n’êtes pas bien organisée ?

Est-ce vous même ?
Est-ce une personne avec qui vous travaillez ?
Est-ce une personne avec qui vous vivez ?
Est-ce une personne de votre entourage ?
Est-ce juste un lointain souvenir qui vous hante parce qu’on vous a toujours dit que vous ne saviez pas vous organiser …

Identifiez la source

Ensuite, vous pouvez vous demander dans quelle catégorie les sources de cette “mauvaise organisation” peuvent se ranger ?

Personne ne vous a jamais appris à vous organiser ? (Démarrez par ma formation)
La somme de trucs à organiser est plus grande que la disponibilité humainement possible dans une journée ? (Allez voir mon article sur les 5 temps)
La gestion des priorités n’est pas votre force, parfois vous faites des actions qui n’ont aucune utilité alors que d’autres plus importantes s’empilent. (Lisez cet article pour vaincre la procrastination)
Vous adorez finir les choses à la dernière minute, cela vous procure une forme de satisfaction. (Appelez-moi)
Ce que vous tolériez avant, n’est plus acceptable pour vous désormais
Vous dites trop souvent oui, sans vous rendre compte de la charge que cela représente (Dites plus souvent non — “Dire non c’est dire oui à quelque chose de plus important pour vous”)
Vous remettez toujours au lendemain les actions qui pourraient être faites maintenant (Lisez cet article pour vaincre la procrastination)
Vous avez trop de chose en tête pour pouvoir être bien organisée. (Allez voir mon article sur les 5 temps)

Avancez

Une fois que vous avez identifié un peu plus précisément le périmètre, la source, et qui est à l’origine de ce sentiment de soi-disant “mauvaise organisation”, alors on peut commencer à travailler un peu plus loin.

Sachez que rien n’est immuable.

Si vous avez envie de changer pour de bonnes raisons, vous y arriverez
Si votre vie non organisée vous convient, ne changez rien, acceptez-vous comme vous êtes
Si votre soit-disant “inorganisation” a des impacts problématiques sur votre vie, alors prenez vous en main et faites vous aider !

Pourquoi se faire aider ?

Parce que depuis un bon moment, si vous n’y êtes pas arrivé par vous-même, c’est qu’il y a un point qui bloque, et celui-là parfois il faut un coup de pouce extérieur pour le vaincre.

C’est ça ma spécialité (dans le cadre professionnel), redonnez sa vraie valeur au temps, pour que vous puissiez faire les actions importantes et ne plus subir ou courir en continu …

Les méthodes qui fonctionnent vraiment

Bon, maintenant qu’on a identifié le problème, passons aux solutions concrètes. Parce que savoir qu’on est mal organisé, c’est bien. Mais savoir comment s’en sortir, c’est mieux.

Voici les méthodes que je recommande le plus souvent en coaching. Elles ne sont pas magiques, mais si vous les appliquez avec un minimum de discipline, je vous garantis que vous allez voir la différence.

La matrice d’Eisenhower : urgent vs important

Eisenhower disait : “Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important.” La matrice se découpe en 4 quadrants :

Urgent ET important → Faites-le maintenant (crise client, deadline demain)
Important mais PAS urgent → Planifiez-le (stratégie, formation, sport)
Urgent mais PAS important → Déléguez (emails, certaines réunions)
Ni urgent ni important → Éliminez (scrolling, réunions inutiles)

Le piège ? 80% des managers passent leur temps dans le quadrant 1 et 3, et négligent le quadrant 2 qui est pourtant celui qui fait la vraie différence sur le long terme.

La méthode GTD (Getting Things Done)

David Allen a formalisé une méthode en 5 étapes :

Capturer : Notez TOUT ce qui vous passe par la tête (dans un seul endroit)
Clarifier : Pour chaque item, décidez l’action suivante concrète
Organiser : Classez par contexte, projet, échéance
Réviser : Faites un bilan hebdomadaire de vos listes
Agir : Choisissez l’action en fonction du contexte, du temps et de l’énergie disponible

Le point clé : votre cerveau n’est PAS fait pour stocker des informations. Quand vous avez 47 choses en tête, vous n’en faites aucune correctement.

Les 5 temps d’une journée

C’est une technique que j’utilise beaucoup en coaching. Votre journée se décompose en 5 types de temps :

Temps productif — les tâches qui font avancer vos objectifs
Temps administratif — emails, reporting, paperasse
Temps relationnel — réunions, échanges, management
Temps de réflexion — stratégie, créativité, prise de recul
Temps de récupération — pauses, sport, déconnexion

Notez pendant une semaine dans quel type de temps vous passez chaque heure. Le résultat est souvent édifiant : 70% de temps administratif et relationnel, 5% de temps productif. Normal que vous ayez l’impression de ne rien faire avancer !

Commencer par planifier sa semaine (pas sa journée)

L’erreur classique : planifier sa journée le matin. Trop tard ! Le dimanche soir ou le lundi matin, prenez 20 minutes pour :

Identifier les 3 priorités de la semaine (pas 15, juste 3)
Bloquer des créneaux dans votre agenda pour ces priorités
Prévoir du temps tampon pour les imprévus (comptez 30% de marge)

Outils pratiques pour mieux s’organiser

Je ne recommande pas un outil en particulier. Pourquoi ? Parce que le meilleur outil du monde ne sert à rien si vous ne l’utilisez pas. Ce qui compte, c’est la régularité et la discipline, pas la technologie. Trouvez celui qui vous correspond et tenez-vous-y :

Un carnet — parfois le plus simple est le plus efficace
Todoist, Notion, Trello — pour ceux qui préfèrent le digital
Un simple tableur — pour les adeptes d’Excel
Votre agenda — le meilleur outil d’organisation existant

La clé n’est pas l’outil, c’est la discipline de l’utiliser chaque jour.